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第24回 印刷物が迷子にならない目印

今回のテーマは「 管理番号
 
紙箱の見積りを依頼するときに最初に意識して伝えておくと後で、すごく効いてくるポイントが
6つあって、その1つが印刷物に管理番号を設定すること。
 
あなたの印刷物が迷子にならない為に管理番号は、とても役に立ちます。
印刷会社と管理番号を共有することで驚くほどスムーズに意思疎通ができるようになるのですが
なぜ管理番号が必要なのか?
 
1つ前の記事に登場した この商品(茶色の箱)… 今回も登場です。

前回は、この商品に名前(品名)をつける話をしました。
この商品だったら『 茶色い箱 』『 長方形の化粧箱 』『 720ml瓶が1本入る箱 』『 真ん中に赤い丸があるケース 』など
品名は人によって呼び名が違うので、意思疎通をスムーズにするために名前の付け方を意識しましょう。】というお話でしたね。
 
名前をつけることは、その商品を電話やメールで呼び合うためにとても重要です。
今回は、それにプラスα これも決めておくと便利なことのご紹介
 
ずばり『 管理番号 』をつける
 
とても簡単に運用できて、かけた時間分しっかりメリットを感じられる
ちょっと便利な管理番号の付け方と運用方法を伝授します。
 

管理番号がついているとメリットとは?

 
 ● 検索が楽になる
 ● 照らし合わせが安心してできる
 ● 担当者同士じゃなくても共有しやすくなる
 
先程の【 茶色い箱 】という商品名があるとしましょう。茶色い箱が1種類しか無い時には間違いようもなく
その商品が検索で見つかります。しかし、茶色い箱は時間経過と共に2種類…3種類と増えていって
全然ちがう用途で使われるものも茶色い箱といえなくも無い…といった状況になると、どうでしょうか?
 
印刷会社でも営業マンが1人で管理している商品点数は、数千アイテムから1万アイテム以上あったりします。
 
あなたが最初から携わっている商品であれば『 例のアレ 』でコミュニケーションが取れるとしても
それが他の人に担当が変わったりすると、どうでしょうか?
 
仮に検索で【 茶色い箱 】という品名で何種類か見つかったとしても、どれが目的の商品なのか自信を持って
『 これ! 』と選ぶことは、なかなか難しいですよね?
 
そんな時に役に立つのが【 管理番号 】です。
 
品名が一緒で、なおかつ管理番号も一緒であれば、これはもう安心して『 目的の商品が見つかった 』と言えます。
管理番号は、その名のとおり番号ですから誰が検索しても同じ結果を出すことができます。
 
番号であれば個人差なく、誰もが同じ検索結果を導き出すことができるので属人化を防ぐこともできるのです。
 

簡単に管理番号を使う方法は?

 
管理番号をつかっていく上で、データベースソフトを使うという方は多いと思います。
確かに管理したい事がらに合わせてカスタマイズしたデータベースソフトを使えば、誰でも安心して
管理番号での運用が始めやすいのです。
 
でも『 とりあえずやってみよう 』という簡易的な方法で始めるやり方もあります。
 
使うのはエクセルのような【 表計算ソフト 】と【 Evernote のようなノートアプリ 】の2つです。
全部をお伝えすると長くなりますので、今回は運用方法を少しだけご紹介しますね。
 
① エクセルで連続番号を作ってプリントアウト。消し込みしながら使っていく方法
コストをかけずに、パソコンが苦手という方にもおすすめのやり方です。
 
1.管理番号の頭文字を人ごとに決めたアルファベットにする。
Aさん → A
Bさん → B
 
2.管理番号の桁数を決めます
A00001・・・Aさんの1番目のジョブという管理番号になります
 
3.エクセルで連続番号を自動で作る
 

 
4.プリントアウトして渡す
 
5.渡された人は番号を使うごとに一つずつ消し込みしていく
ポイントは管理番号を発行する担当者を一人決めて、その人が番号を管理することです。
そうすることで番号の重複を防ぐことができます。

 

 
この方法ですと、パソコンに詳しくない人でも番号を使ったら消し込みをしていくという運用方法で
管理番号を使っていくことができ番号も必要な桁数で自由に設定していけます。
人ごとにアルファベットを頭文字に入れるというのは、ただの数字配列にするよりも検索でヒットしやすくなるからです。
 
例えば弊社での福富の管理する頭文字のアルファベットは【  L 】ですので【 L01545 】といった管理番号を使っています。
この番号は社内的に見ると『 福富が担当している 1545番目 のジョブ 』であることがわかります。
 
弊社では、この管理番号を『 見積書 』や『 仕様管理データベース(Evernote)』『 基幹業務システム 』の
3つにも入力していますので管理番号をお客様と共有して、発注書やお問合せのやりとりメールに入れておくだけで
『 どの商品なのか 』『 どういった経緯で進行している商品なのか 』を、検索で見つけることができ
簡単に管理をしていくことができるのです。
 
このように会社全体で管理番号を設定しておくと、その印刷会社全体の管理商品で探しても唯一の商品を探し出すことが
できるようになるので、大変便利です。
 
② プリントアウトではなくデータで管理番号を各自で発行する仕組み
 
もう一歩進んで、紙媒体ではなく各自がデータ上で管理番号を発行して運用する方法の例ですが、ここでもEvernoteを使います。
 
1.Evernote上で各人に1つの管理番号発行用のノートを作成。そのノートへエクセルで作った連続番号を貼り付け。
2.管理番号発行用ノートはEvernoteのショートカットに設定。
3.新しいジョブが入ったら、その品名などを入力して管理番号発行用ノートから番号をとって使用。
 
このやり方の良いところは、自分のパソコンで作業ができますので、管理番号をカット&ペーストできるところで
管理番号の打ち間違いがあると目的の商品を探し出せなかったり、違う商品がヒットしたりしますので
間違う要素を無くしていけるのが便利ですね。
 
管理番号は、品名とセットで運用することで効果は倍増します。管理番号の欠点は番号だから覚えられないところでので
『 品名とセット 』で運用することが有効です。品名は変化していくことが欠点ですから、品名が変わっても管理番号で
検索できるようにしておくと、品名変更にもある程度対応しやすくなります。

 
デザイナーの方々とお話していると、まだ確定していない印刷物に名前をつけることは結構難しいと言われます。
 
ですので、つい『 例のアレ 』で やり取りをすることが多く、そんなときには管理番号をつけておくと、後々に便利だな〜と
実感されると思います。
 
印刷物を作る時って、何種類かの商品を同時に作っていくこともありますよね。
その時に管理番号をそれぞれ分けたりすると、今度は運用に時間がかかりすぎて続かなくなってしまいがちです。
 
そんなときには商品1つではなく、その仕事のまとまりで1つの管理番号を付けて運用していくとストレスが無く運用できます。
 
後からその商品を探す時には、同時進行したアイテムが複数ヒットするのですが、その時には【 品名 】で
絞り込むということができますので【 管理番号 】+【 品名 】で、ゆるく絞り込むという方法が、印刷物を管理していくのに
相性がいいと思っています。
 
印刷会社に印刷物を発注される皆さんも、独自の管理番号を付けて簡単な仕組みで運用を始めてみては いかがでしょうか?
きっと印刷物が迷子になることが少なくできると思いますよ。
 
今回のお話は以上です。
 
それではまとめです
・【 管理番号 】を【 品名 】と一緒につけておこう
・データベースソフトがなくても簡易的な方法で管理しよう
・ゆるく絞り込むのが印刷物を管理するのに相性がいい
 
最後までお読みいただいてありがとうございます。
パッケージ印刷について知りたいネタがございましたら、ぜひ教えてくださいね

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